سوال شماره 18041
چندگزینه‌ای
مسئول دفتر و منشی گری فنی و حرفه ای
در مدیریت اسناد اداری، کدام یک از موارد زیر به عنوان اولین مرحله در فرآیند طبقه‌بندی و بایگانی اسناد شناخته می‌شود؟
گزینه‌ها:
- 1. بررسی محتوای سند ✓ صحیح
- 2. تعیین تاریخ سند
- 3. تعیین سطح دسترسی
- 4. تعیین کد رده‌بندی
پاسخ صحیح:
- بررسی محتوای سند
توضیحات:
بررسی محتوای سند به عنوان اولین مرحله در فرآیند طبقه‌بندی و بایگانی اسناد شناخته می‌شود زیرا:
- تعیین ماهیت و اهمیت سند را امکان‌پذیر می‌کند
- مبنای تصمیم‌گیری برای انتخاب روش صحیح طبقه‌بندی فراهم می‌آورد
- تعیین مدت زمان نگهداری سند را مشخص می‌نماید
- شناسایی سطح دسترسی مورد نیاز را ممکن می‌سازد
بدون بررسی اولیه محتوا، امکان انجام مراحل بعدی مانند کدگذاری، نمایه‌سازی و ذخیره‌سازی به صورت صحیح وجود نخواهد داشت.