سوال شماره 11063
چندگزینهای
آزمون نظام مهندسی مکانیک
در فرآیند تهیه و بایگانی مدارک فنی پروژههای تاسیسات مکانیک، کدام روش بیشترین تأثیر را در کاهش خطاهای مستندسازی دارد؟
گزینهها:
- 1. ارسال ایمیل کلیه مدارک بدون طبقهبندی
- 2. استفاده از نرمافزارهای مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها ✓ صحیح
- 3. ثبت خلاصهای از مدارک در دفترچه یادداشت
- 4. نگهداری دستی تمام مدارک در پوشههای فیزیکی
پاسخ صحیح:
- استفاده از نرمافزارهای مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها
توضیحات:
استفاده از نرمافزارهای مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها، بیشترین تأثیر را در کاهش خطاهای مستندسازی دارد زیرا:
- از ایجاد نسخههای متعدد و پراکنده جلوگیری میکند
- تغییرات را بهصورت خودکار ثبت و تاریخگذاری میکند
- دسترسی همزمان چند کاربر را مدیریت کرده و تداخل ویرایش را کاهش میدهد
- امکان بازگشت به نسخههای قبلی در صورت بروز خطا را فراهم میکند
- جستجو و بازیابی مدارک را سریع و دقیق میسازد
این روش باعث میشود کلیه مدارک فنی در یک محیط کنترلش