سوال شماره 11059
چندگزینهای
آزمون نظام مهندسی مکانیک
در فرآیند تهیه و بایگانی مدارک فنی پروژههای تاسیسات مکانیک، کدام عامل بیشترین تأثیر را بر حفظ یکپارچگی اطلاعات در طول چرخه عمر پروژه دارد؟
گزینهها:
- 1. ارسال کپی مدارک به تمام پیمانکاران مرتبط
- 2. استفاده از سیستمهای دیجیتال مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها ✓ صحیح
- 3. تهیه گزارشهای ماهانه از وضعیت مدارک توسط مدیر پروژه
- 4. نگهداری فیزیکی تمام مدارک در آرشیو مرکزی سازمان
پاسخ صحیح:
- استفاده از سیستمهای دیجیتال مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها
توضیحات:
استفاده از سیستمهای دیجیتال مدیریت اسناد با قابلیت ردیابی نسخهها به دلایل زیر بیشترین تأثیر را بر حفظ یکپارچگی اطلاعات دارد:
- کاهش خطاهای انسانی با ثبت خودکار تغییرات
- امکان بازگشت به نسخههای قبلی در صورت بروز اشتباه
- کنترل دسترسی و تعیین سطوح مجاز برای ویرایش
- ثبت تاریخ و هویت افراد دخیل در هر تغییر
- جلوگیری از تداخل نسخههای مختلف مدارک
این سیستمها با ایجاد یک منبع واحد و قابل اطمینان، از پراکندگی و ناسازگاری اطلاعات در مراحل مختلف پروژه جلوگیری میکنند.